MENU

Jesteś tutaj: Aktualności / ZAPYTANIE OFERTOWE - na zorganizowanie i koordynację imprezy plenerowej Gminne Dożynki w Czarnym Dunajcu ,,Hołdymas 2019" z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną.

ZAPYTANIE OFERTOWE - na zorganizowanie i koordynację imprezy plenerowej Gminne Dożynki w Czarnym Dunajcu ,,Hołdymas 2019" z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną.

                                                                                                      Czarny Dunajec, dnia  08.03.2019

ZAPYTANIE OFERTOWE

na zorganizowanie i koordynację imprezy plenerowej Gminne Dożynki w Czarnym Dunajcu ,,Hołdymas 2019"z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną.

I. ZLECENIODAWCA:

CENTRUM KULTURY I PROMOCJI GMINY CZARNY DUNAJEC

ul. Józefa Piłsudskiego 2A

34-470 Czarny Dunajec

NIP 735 263 88 11

 

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja imprezy masowej pod nazwą

GMINNE DOŻYNKI „HOŁDYMAS 2019" z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną wg następującego opisu:

Miejsce realizacji imprezy – Czarny Dunajec, stadion sportowy, ul.Targowa 55. Termin realizacji imprezy – 25-26 sierpnia 2019 (godz. 10.00 – 2.00).

  1. 1. Zapewnienie odpowiedniej zadaszonej sceny (o wymiarach min. 8x10 m, wys. min. 5,5 m od podłogi sceny, umożliwiająca występy zespołów tanecznych oraz gwiazdy wieczoru), zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia oraz obsługi technicznej i garderób zgodnie z wymogami artystów.
  2. Zapewnienie odpowiedniej ilości barierek wydzielających teren imprezy masowej, odgradzających scenę oraz częściowo płytę stadionu od publiczności.
  3. Zleceniobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za cały sprzęt, który będzie użyty do realizacji przedmiotu zamówienia. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, tworzących strefę sceny i backstage leżą po stronie Zleceniobiorcy.

2. 1. Zapewnienie profesjonalnego konferansjera prowadzącego imprezę, prezentującego zespoły i  informującego o atrakcjach na terenie imprezy.

  1. Zapewnienie koncertu gwiazdy grającej muzykę rozrywkową, młodzieżową, znaną szerokiej publiczności ok. godziny 19.00 (czas koncertu min. 60 minut) (skala oceny od 1-5) oraz DJ prowadzącego po koncercie gwiazdy zabawę taneczną (od godz. 20.00 - 1.00).
  2. Zorganizowanie Turnieju Sołectw, polegającego na rywalizacji czteroosobowych drużyn w konkurencjach z użyciem specjalnego sprzętu wynajętego przez Zleceniobiorcę w postaci: podniebnych rowerów, żywego walca, gigantycznej skakanki, podniebnych szczudeł, Egromedu, traktora do przeciągania, itp. Zapewnienie nagród w postaci pucharów i dyplomów w Turnieju Sołectw – czas trwania około 3-4 godzin (skala oceny 1-5).
  3. Zorganizowanie show cyrkowo-akrobatycznego, połączonego z warsztatami, zabawami i konkursami dla dzieci, mega maskotkami, akrobatyką, żonglerką – czas trwania ok.4 godzin.
  4. 1. Organizacja strefy dla dzieci zapewniającej atrakcje typu: dmuchane zamki, zjeżdżalnie, huśtawki, trampoliny. Strefa powinna zawierać min.4 atrakcje (do uzgodnienia w scenariuszu).
  5. W ramach strefy zapewnienie niezbędnej opieki dla dzieci w czasie korzystania z uzgodnionych atrakcji - co najmniej 1 osoba dla danej atrakcji.

 

3. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i niezbędne zezwolenia, pracownicy montujący i obsługujący urządzenia muszą być przeszkoleni. Sprawdzenie stanu technicznego i atestów urządzeń i instalacji technicznych, przeznaczonych do realizacji programu strefy leżą po stronie Zleceniobiorcy.

4. 1. Zapewnienie kompleksowej obsługi gastronomicznej (wyłączność na małą i dużą gastronomię) - przygotowanie i zapewnienie na terenach objętych imprezą (w miejscach uzgodnionych ze Zleceniodawcą) estetycznych punktów gastronomii. Punkty muszą być przygotowane z uwzględnieniem wszystkich wymogów i zasad obowiązujących w tym zakresie.

W zakres obsługi wchodzi:

a) przygotowanie i sprzedaż potraw z grilla, kotła, dań typu fast food, truck food itp.

b) sprzedaż lodów, gofrów, popcornu, prażynek itp.

c) dystrybucja piwa (po uprzednim uzyskaniu zezwolenia w Urzędzie Gminy w Czarnym Dunajcu) w kubkach plastikowych o pojemności nie mniejszej jak 0,4 litra;

d) sprzedaż napojów bezalkoholowych, kawy, herbaty;

e) właściwe oznakowanie i zabezpieczenie ogródka piwnego;

f) zapewnienie namiotu z podłogą, stolikami i ławkami na około 300 osób;

g) zabezpieczenie utrzymania czystości na zajmowanym terenie w trakcie trwania imprezy oraz po jej zakończeniu.

  • Na dystrybucję produktów wymienionych w punktach a)- d) wyłoniony Zleceniobiorca otrzyma od Organizatora wyłączność.
  • Ceny sprzedawanych produktów ustala Zleceniobiorca na własną odpowiedzialność i ryzyko.
  • Zleceniodawca nie ma wpływu na funkcjonowanie sklepów i lokali gastronomicznych zlokalizowanych w sąsiedztwie terenu imprezy.
  • Zleceniodawca nie odpowiada za warunki atmosferyczne i frekwencję.

2.Zapewnienie 300 zestawów posiłków na bloczki w cenie podanej w ofercie: np. kiełbasa, kaszanka, karczek (po ok. 150 g przygotowane na grillu), pieczywo (bułka lub chleb), musztarda, keczup i ich wydanie w dniu 25-08-2019.

     3. Zapewnienie 60 porcji obiadów oraz stołu szwedzkiego w postaci przekąsek i ciepłego dania jednogarnkowego na ok. 60 osób dla zaproszonych gości w cenie podanej w ofercie oraz namiotu ze stołami i krzesłami na 60 osób.

5. Przygotowanie i zapewnienie działań zgodnie z obowiązującymi wymogami zawartymi w Ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 r. (Dz.U. z 2018, poz. 1870 z późn. zm.) na czas trwania imprezy, na terenach objętych jej realizacją, w szczególności w zakresie:

Odpowiednich zgłoszeń oraz pozwoleń na organizację imprezy.

 Zabezpieczenia imprezy oraz ochrony ludzi i sprzętu przez koncesjonowaną Agencję Ochrony, podczas całej imprezy w wymaganej ilości. Zleceniobiorca zapewni warunki do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy (m. in.: pracownicy służby porządkowej i informacyjnej, służby medyczne, policja).

 Zapewnienia i ustawienia toalet przenośnych w liczbie wystarczającej dla planowanej liczby uczestników (ok. 1000 osób) oraz umywalek.

 Odpowiedniego przygotowania terenu imprezy, rozstawienia urządzeń, niezbędnego oznaczenia i ogrodzenia terenu oraz zabezpieczenia tych urządzeń i instalacji technicznych na terenie odbywania się imprezy.

 Zleceniodawca przewiduje możliwość skorzystania z posiadanych punktów poboru energii. Zapewni obsługę uprawnionego elektryka do montażu i demontażu urządzeń potrzebnych do wykonania tymczasowego przyłącza i zapewni odpowiednią moc energetyczną. Zleceniobiorca powinien określić maksymalne zapotrzebowanie na energię elektryczną na minimum 2 miesiące przed terminem imprezy.

 Zapewnienia pozostałej infrastruktury i usług gwarantujących bezpieczeństwo i porządek podczas imprezy, w szczególności zabezpieczenia medycznego w postaci karetki wraz z obsługą medyczną a także osób nadzorujących całość, koordynujących przebieg i porządek imprezy oraz obsługujących backstage.

6.  Ponadto po stronie Zleceniobiorcy leży:

  1. Uregulowanie wszelkich opłat wymaganych z tytułu praw autorskich i praw pokrewnych, w tym opłacenie ZAIKS, a także kosztów pokrewnych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa (w tym Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych);
  2. Posiadanie aktualnego ubezpieczenia OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenia imprezy od odpowiedzialności cywilnej.
  3. Po zakończeniu imprezy niezwłoczne (tj. w przeciągu 36 godzin) zdemontowanie sceny, namiotów i innych obiektów towarzyszących, nagłośnienia i oświetlenia.
  4. Nadzór, logistyka, transport, wyżywienie dla osób występujących oraz obsługujących imprezę.
  5. 1. Zleceniobiorca jest Organizatorem imprezy w rozumieniu art. 34 Ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2018, poz. 1983 z późn. zm.) i do Jego powinności należy wypełnić wszelkie obowiązki organizatora imprezy zgodnie z wymogami w/w Ustawy, co obejmuje wszelkie zgłoszenia i zezwolenia oraz zapewnienie odpowiedniej ilości ochrony na czas imprezy, zapewnienie sanitariatów i płotków ochronnych.
  6. Obowiązek Zleceniobiorcy dotyczy organizacji, zabezpieczenia, a także kompleksowej oprawy i obsługi obejmującej zarówno: koncerty jak również wszelkie inne atrakcje, strefę dla dzieci, strefy ze stoiskami i animacjami/konkursami/pokazami, Turniejem Sołectw, które będą miały miejsce w trakcie imprezy.
  7. Odpowiedzialność organizatora za szkody wyrządzone w związku ze zorganizowaniem imprezy spoczywa na Zleceniobiorcy.
  8. 1. Do obowiązków Zleceniobiorcy należy wypracowanie we współpracy ze Zleceniodawcą ostatecznego scenariusza imprezy. Scenariusz musi obligatoryjnie zawierać elementy merytoryczne wskazane przez Zleceniodawcę na etapie uzgodnień scenariusza.
  9. Przewidywane godziny trwania programu imprezy: 25 sierpnia 2019 r. godz. 10.00- 1.00 dnia następnego. Dokładne godziny i program imprezy zostaną uzgodnione pomiędzy Zleceniobiorcą a Zleceniodawcą we wspólnie wypracowanym scenariuszu imprezy.

3. Zleceniodawca na etapie tworzenia scenariusz imprezy wraz z wyłonionym wykonawcą, zastrzega prawo do modyfikacji działań opisanych w szczegółowej kalkulacji kosztów dołączonej do oferty Zleceniobiorcy (np. poprzez ich usunięcie przy równoczesnym rozbudowaniu innych działań w harmonogramie) z zastrzeżeniem, że działania te nie mogą prowadzić do wzrostu ceny zawartej w ofercie Zleceniobiorcy.

III. WARUNKI UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM

  1. Ofertę może złożyć Zleceniobiorca, który:

a)      Dysponuje wiedzą i doświadczeniem oraz niezbędnym sprzętem do realizacji zadania;

b)       Wykona przedmiot zamówienia w terminie;

c)       Rozliczy się ze Zleceniodawcą na podstawie faktury VAT;

d)      Przyjmie zlecenie przedmiotowego zadania w formie pisemnej umowy między Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

  1. Oferent powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1).
  2. Oferta powinna być:

a)    opatrzona pieczątką firmową,

b)    posiadać datę sporządzenia,

c)    zawierać adres oferenta, numer telefonu, numer NIP,

d)    być sporządzona w formie pisemnej w języku polskim,

e)    podpisana czytelnie przez wykonawcę,

f)    zawierać wszystkie wymagane załączniki.

  1. Do oferty obowiązkowo należy dołączyć:

a)      oświadczenie Zleceniobiorcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2),

b)      wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze - minimum 2 (załącznik nr 3),

c)     szczegółową kalkulację kosztów wskazanych w formularzu oferty (załącznik nr 4),

d)    ramowy program przedsięwzięcia (załącznik nr 5 ).

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do Centrum Kultury i Promocji Gminy Czarny Dunajec ul. Józefa Piłsudskiego 2A, 34-470 Czarny Dunajec(decyduje data wpływu oferty) w zamkniętej kopercie opatrzonej adnotacją: ,,Oferta na organizację i koordynację imprezy plenerowej Gminne Dożynki w Czarnym Dunajcu ,,Hołdymas 2019 ”  z uwzględnieniem wyłączności na obsługę gastronomiczną” w terminie do 8 kwietnia 2019 roku.

 

2. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

3. W toku badania i oceny ofert Zleceniodawca może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz wzywać oferentów do uzupełnień ofert.

4. Niniejsze zapytanie zostało wysłane do trzech oferentów pocztą elektroniczną. Oferent pokrywa wszystkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty.

VI. OCENY OFERTY

  1. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

a)   cena 70 %

atrakcyjność programu 30% (oceniana w skali od 1-10).

  1. Sposób obliczania kryterium cena:

Cena oferty najtańszej

----------------------------------    x 70 = ilość punktów

Cena oferty badanej

 

  1. Sposób obliczania kryterium „atrakcyjność programu":

 

Suma pkt. oferty badanej

------------------------------------------------- x 30 = ilość punktów

Suma pkt. oferty najwyżej ocenionej

 

 

  1. Zleceniodawca dopuszcza złożenie 2 ofert wariantowych.

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

  1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zleceniodawca zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz telefonicznie do 7 dni po upływie terminu składania ofert.
  2. Zleceniodawca zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji udziela: Dyrektor- Anna Trebunia-Wyrostek , tel. 603 467 843, 18 26 571 79

Załączniki:

  1. Formularz Oferty.
  2. Formularz oświadczenia Zleceniobiorcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.
  3. Wykaz zrealizowanych usług o podobnym charakterze.
  4. Szczegółowa kalkulacja kosztów wskazanych w formularzu oferty.
  5. Ramowy program przedsięwzięcia.

 

Załączniki:

zapyt ofert załączniki ost.docx

stypendia

stypendia

Pogoda
licznik

Ścieżki Narciarskie

SCIEZKI%20NARCIARSKIE

Newsy
Konkurs fotograficzny - Gmina Czarny Dunajec - Cztery Pory Roku (nowy regulamin)

Konkurs fotograficzny - Gmina Czarny Dunajec - Cztery Pory Roku (nowy regulamin)